Los archivos que almacena en un sitio SharePoint suelen estar disponibles para todos los usuarios con permisos para el sitio, pero es posible que desee compartir archivos o carpetas específicos con personas que, de otro modo, no tienen acceso al sitio. Al compartir archivos y carpetas, puede decidir si desea permitir que los usuarios los editen o simplemente los vean. Puede ver con quién se comparte un archivo de SharePoint y dejar de compartir archivos o carpetas de SharePoint, o cambiar los permisos, en cualquier momento.

Elija esta opción si desea enviar una invitación de correo electrónico a personas o grupos y realizar un seguimiento de a quién ha invitado. Esto también le permite quitar permisos a determinados individuos o grupos si después lo necesita.

1. En el sitio de SharePoint, vaya a la biblioteca donde desea compartir archivos.

2. Seleccione el archivo o carpeta que desea compartir seleccionando el icono de círculo.

   Nota: El uso compartido de varios elementos al mismo tiempo no está disponible. En su lugar, puede agregar las cosas que desea compartir a una carpeta y, a continuación, compartir la carpeta.

   1. Si usa la vista de Lista, seleccione el círculo del lado izquierdo del elemento.

   2. Si usa la vista Iconos, seleccione el círculo en la esquina superior derecha del elemento.

3. En la parte superior de la página, seleccione Compartir .

   Notas: 

   • Si el archivo o carpeta seleccionado ya se comparte con alguien, hay una lista Compartido con en la parte inferior. Cada imagen es la foto de un individuo o las iniciales de un grupo con el que se ha compartido el archivo. Si desea editar el nivel de acceso de un individuo o grupo, seleccione una foto o iniciales de grupo para abrir Administrar acceso.

   • Si el archivo o carpeta seleccionado no se comparte actualmente con alguien, no habrá una lista de Compartido con. 

   

4. En enviar vínculo, seleccione Cualquier persona con el vínculo puede editar para abrir la configuración del vínculo. 

   Nota: Según la configuración establecida por el administrador, es posible que usted tenga una configuración predeterminada diferente. Por ejemplo, este botón podría indicar Personas en <la> De su organización puede editar.

   

5. Seleccione una opción a la que quiera conceder acceso con el vínculo: 

   Nota: Si una opción de uso compartido está atenuada, es posible que los administradores de la organización la hayan restringido. Por ejemplo, pueden optar por quitar la opción Cualquiera para impedir el acceso anónimo de personas de fuera de su organización.

   1. Cualquiera da acceso a cualquier persona que reciba este vínculo, tanto si lo ha recibido directamente de su parte o se lo ha reenviado otra persona. Esto incluye personas de fuera de su organización.

   2. Personas de <Su organización> da acceso al vínculo a cualquier persona de su organización, tanto si lo han recibido directamente de su parte o se lo ha reenviado otra persona.

   3. Usuarios con acceso existente puede usarse con usuarios que ya tienen acceso al documento o carpeta. No cambia ningún permiso y no comparte el vínculo. Use esta opción si quiere enviar un vínculo a alguien que ya tiene acceso. 

   4. Personas específicasda acceso a las personas que especifique, aunque es posible que otras personas ya tengan acceso. Esto incluye personas de fuera de su organización. Si alguien reenvía la invitación para uso compartido, solo aquellas personas que ya tengan acceso al elemento podrán usar el vínculo. 

6. En Otras opciones de configuración, puede establecer cualquiera de las siguientes opciones:

   • Permitir la edición permite a las personas que han iniciado sesión con una cuenta de Microsoft editar los archivos o carpetas a los que tienen acceso. Si está compartiendo una carpeta, los usuarios con permisos de edición pueden copiar, mover, editar, cambiar el nombre, compartir y eliminar cualquier elemento de la carpeta a la que tengan acceso. Si desactiva esta casilla los usuarios podrán ver, copiar o descargar los elementos sin iniciar sesión. También pueden reenviar el vínculo a otras personas. Sin embargo, no pueden realizar cambios en la versión del SharePoint. Algunos vínculos tienen opciones limitadas y solo están en vínculos anónimos.

     Notas: 

     • Permitir la edición está activada de manera predeterminada.

     • También puede establecer permisos de edición en la pantalla anterior. En Enviar vínculo, junto al campo Nombre, grupo o correo electrónico, seleccione el icono de lápiz para cambiar los permisos de edición de las personas o grupos que ha escrito. 

   • Bloquear la descarga impide que los usuarios descarguen el archivo o las carpetas a los que tienen acceso. Si desactiva esta casilla, los usuarios podrán descargar los archivos en sus dispositivos. 

     Nota: Es posible que esta opción no esté disponible para el tipo de archivo que seleccione. Esta opción solo está disponible si no permite la edición.

   • Establecer la fecha de expiración permite establecer una fecha para que expire el vínculo. Después de la fecha establecida, el vínculo no funcionará y tendrá que crear un nuevo vínculo para los usuarios que requieren acceso a su archivo o carpeta. 

     Nota: Establecer fecha de expiración solo está disponible si es un vínculo para cualquier usuario.

   • Establecer contraseña le permite establecer una contraseña para acceder al archivo. Cuando un usuario abra el vínculo, se le pedirá que escriba una contraseña para poder acceder al archivo. Deberá proporcionar esta contraseña por separado a cualquier persona con la que quiera compartir el archivo. 

     Nota: Establecer contraseña solo está disponible si se trata de un vínculo para cualquier usuario.

   • Abrir solo en modo de revisión limita a los usuarios para dejar comentarios y realizar sugerencias en el archivo. 

     Notas: 

     • Solo los documentos de Word tienen esta opción de permisos.

     • Si alguien ya tiene permisos de edición para el documento, al seleccionar Abrir solo en modo de revisión no evitará que realicen modificaciones. Para ellos, el documento se abrirá en modo de edición.

7. Una vez que haya establecido todos los permisos y la configuración del vínculo, seleccione Aplicar. 

8. En el campo Nombre, grupo o dirección de correo electrónico, empiece a escribir las direcciones de correo electrónico o los nombres de los contactos de las personas con las que quiere compartir. Cuando empiece a escribir la información en el cuadro, también puede elegir un contacto de la lista que aparece.

   Sugerencia: Para compartir rápidamente con personas específicas, puede escribir su nombre o correo electrónico y, a continuación, usar el icono de lápiz situado a la derecha del campoNombre, grupo o correo electrónicopara seleccionarPuede editaroPuede ver. Seguidamente, siga los mismos pasos a continuación para compartir con las personas específicas que haya enumerado. En el caso de los documentos de Word, puede usar la opción Puede revisar para permitir que alguien agregue comentarios y sugerencias, pero evite que realicen modificaciones.
   
   

9. Si lo desea, incluya un mensaje debajo del campo Nombre, grupo o correo electrónico.

   Nota: Si desea redactar el mensaje en Outlook, seleccione el botón Outlook y el vínculo se insertará en un borrador de correo electrónico y todos los usuarios con los que escribió para compartir estarán en la lista Para/Destinatario.

10. Seleccione Enviar. 

Para más Información visite: https://support.microsoft.com/es-es/office/uso-compartido-de-archivos-o-carpetas-de-sharepoint-1fe37332-0f9a-4719-970e-d2578da4941c